Para la ejecución adecuada de CentriFUGA nace con ella una serie de herramientas que se trabajarán en diferentes momentos, de manera organizada y que van premitiendo el desarrollo juicioso de procedimiento.
Obersevemos ahora 3 reglas de oro para la aplicación y uso de las mismas antes de conocer en qué consiste cada una.
¿Cuáles son las herramientas?
Herramienta 1. Manual de detonación de MMPF:
Este documento nos permite documentar y seguir un proceso organizado cuando CentriFuga no se activará.
Herramienta 2. Fórmula de Definición del Reto
1. Definición del reto haciendo uso de la fórmula: verbo + sujeto + propósito
Ejemplo:
Reducir (verbo) + el tiempo de espera en la asignación de citas para pacientes crónicos (sujeto)+ para mejorar la experiencia del usuario y disminuir las quejas (propósito)
2. Identificar el indicador a impactar
3. Establecer plazo de mejora
4. Determinación de recursos o apoyos necesarios.
Herramienta 3. Radar de Talento
- Coordinador (lidera y toma decisiones)
- Responsable operativo (conoce el proceso en detalle)
- Representante del área impactada (usuario o cliente interno)
- Área asistencial (valida datos desde la experiencia con usuarios)
- Soporte técnico/logístico (TI, talento humano, etc.)
- Auditor de calidad (acompaña metodológicamente)
Herramienta 4. Brief de Visualización del Éxito
Herramienta 5. Escáner de Procesos
Herramienta 6. Llamada a un experto (opcional)
Herramienta 7. Tarjeta de Cocreación
Herramienta 8. Ruta de Impacto: Camino a la acción
Herramienta 9. Pulso de mejora
Incluye:
Ficha de información clave del proyecto: tiempos, responsables y objetivos, comparación entre metas planteadas, avances reales y resultados esperados, revisión de indicadores, línea base y medición de impacto y retroalimentación conjunta entre el líder del proceso y el auditor.
Herramienta 10. Toolkit de Validación
Incluye:
Definición del reto y objetivos de validación, diseño de actividades para presentar la solución (según su tipo), guía para formular preguntas clave, desde lo general a lo específico.
Herramienta 11. Documentación Viva del Proceso
Incluye:
Naturaleza del proceso y qué reemplaza, cambios en roles, interacciones y herramientas, indicadores de impacto y su forma de medición y ficha detallada del proceso actualizado: qué hace, cuándo, quién, cómo, con qué herramientas y errores frecuentes.
Herramienta 12. Pitch de impacto
Incluye:
Naturaleza del proceso, roles involucrados y herramientas nuevas,cambios respecto al proceso anterior, interacciones nuevas entre áreas, indicadores que busca mejorar y cómo se medirán y ficha técnica del proceso actualizado: qué hace, quién lo ejecuta, pasos, plantillas, errores frecuentes y fecha de último cambio.
Herramienta 13. Equipos del futuro
Incluye:
Descripción del proceso mejorado y sus pasos, nuevo flujo de trabajo (acciones, herramientas y responsables), identificación del equipo responsable del proceso y definición de los periodos de revisión y responsables del seguimiento.
¿Cuál es el orden cronológico de uso?
Como puedes observar en la línea de tiempo cada una de las herramientas se deben ir usando en orden para dar cumplimiento a los objetivos de las mismas.
